Elektroniczny obieg dokumentów w Urzędzie Gminy

  • Drukuj

Elektroniczny obieg dokumentów to proces przepływu korespondencji przy wykorzystaniu technologii informatycznych.  W polskim ustawodawstwie regulowany jest m. in.: ustawą o ochronie danych osobowych, ustawą o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne etc. W kontekście administracji publicznej wynika on  z ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeksu Postępowania Administracyjnego.

Urząd Gminy Radwanice Zarządzeniem Wójta nr 0050.59.2017 wprowadził z dniem 2 listopada elektroniczny obieg dokumentów, który oddziałuje na wiele aspektów dotychczasowej organizacji obiegu dokumentów. Głównym zadaniem tego systemu jest wyeliminowanie czynności wprowadzających niepotrzebny nakład pracy. 

 

Korzyści wynikające z wprowadzenia elektronicznego obiegu dokumentów to m. in.:

  • zmniejszona ilość papierowej dokumentacji
  • wygodny dostęp oraz bezpieczeństwo udostępnianych informacji
  • oszczędność czasu – szybkie wyszukiwanie dokumentów/spraw
  • harmonizacja przepływu korespondencji
  • możliwość śledzenia elektronicznego dokumentu oraz odtworzenia ciągłości korespondencji
  • możliwość monitorowania dokumentu/sprawy na każdym jej etapie
  • gromadzenie wszystkich dokumentów w jednym miejscu
  • możliwość procesu organizowania dokumentów w sprawy
  • większa efektywność pracownika
  • eliminacja działań nie wnoszących wartości dla klienta tj. oczekiwanie na dokumenty, przekazywanie „z rąk do rąk”